Según los estudios, la infraestructura de transporte es de gran trascendencia e importancia en el crecimiento y desarrollo de un país, ya que la movilización de carga en Colombia, el 80% se moviliza por carretera. En la movilización de carga, en la antigüedad los vehículos eran de poca capacidad de carga, hace que los costos de transporte se mantengan altos, afectando la competitividad de los bienes transportados.

¿Qué es un software de gestión?

Este sistema informático tiene como objetivo principal facilitar las tareas administrativas, integrando diversas herramientas que simplifican los procesos operativos, productivos y administrativos de una organización.

Es crucial establecer parámetros básicos para distribuir los productos tanto a nivel nacional como internacional. Por lo tanto, resulta esencial que el sector transporte disponga de los recursos necesarios para cumplir su importante rol en el desarrollo económico:

Contacto con operadores

Un marco homogéneo es vital para que se maneje de forma adecuada la documentación y formas de ejecutar procesos en las diferentes áreas de la organización, como:

El TMS permite ver y comparar contratos y costos con facilidad, mediante el uso de contactos digitalizados.

Podrás conocer en tiempo real los términos y acuerdos.

Te informa cuando es hora de renovar los contratos.

Gestión de riesgos

A través del software de gestión se podrá lograr tener un seguimiento de los equipos de su mantenimiento necesario y los registros de éstos, para evitar riesgos y así saber cómo enviar notificaciones para recordar cuándo se debe realizar las inspecciones a los mismos, por medio de:

La automatización de los procesos de auditoría.

Generación de informes para minimizar riesgos potenciales.

Permite construir planes de contingencia.

Visibilidad

Un Software de este tipo ayuda a configurar la programación de las revisiones y enviar las notificaciones a las personas responsables desde la dirección, ya que ellos deben ocuparse de revisar el desempeño de cada área de la organización, para así permitir documentar los comentarios que se obtendrán al tener estas revisiones, además hace que se tenga mayor visibilidad sobre los procesos a ejecutar:

Puedes rastrear los envíos desde la recolección hasta la entrega.

Obtienes notificaciones de status

Puedes visualizar y comparar los costos y cargos adicionales.

Tienes estimaciones sobre el costo de la entrega.

Informes y análisis

Cuando se realizan informes y análisis detallados se permite llevar un seguimiento de las tareas pendientes y vencidas, así como enviar los oportunos recordatorios a sus responsables; tales propósitos se realizan para tener:

Con un TMS puedes revisar las tendencias de la industria.

Obtienes facturas depuradas que facilitan la toma de decisiones comerciales.

Conoces datos históricos de envío para una mayor referencia.

Monitoreo comercial

Un software de gestión debe facilitar la gestión de documentos, donde se permita controlar la misma de manera automática, dando control de permisos, versionado de documentos, flujos de trabajo para la revisión y actualización de documentos, también optimizando las siguientes tareas:

Estarás en capacidad de revisar las métricas de rendimiento.

Revisar los indicadores clave de rendimiento (KPI) como: análisis de carril, tendencias de volumen, costo por milla, costo por tonelada, informes financieros, etc.

¿Cómo contribuye el software de gestión a la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la reducción de costos en el transporte de carga?

Automatización de procesos

El software de gestión automatiza numerosos procesos manuales, como la planificación de rutas, la gestión de inventarios y la generación de documentación. Esto ahorra tiempo, reduce errores y aumenta la eficiencia en la operación diaria.

Optimización de rutas y asignación de recursos

Mediante algoritmos avanzados, el software de gestión optimiza las rutas de transporte y asigna los recursos adecuados (vehículos, conductores, equipos) para cada tarea. Esto ayuda a minimizar los tiempos de viaje, reducir los costos de combustible y maximizar la capacidad de carga, mejorando la eficiencia operativa.

Seguimiento y visibilidad en tiempo real

El software de gestión proporciona seguimiento y visibilidad en tiempo real de las operaciones de transporte. Permite monitorear la ubicación de los vehículos, el estado de las entregas y los tiempos de tránsito, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.

Análisis de datos y generación de informes

El software de gestión recopila y analiza datos relevantes sobre la operación de transporte, como tiempos de entrega, costos operativos y eficiencia de la flota. Estos datos se utilizan para generar informes detallados que permiten evaluar el rendimiento, identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.

Gestión de inventario y control de costos

El software de gestión ayuda a gestionar el inventario de mercancías y materiales de manera eficiente, evitando excesos o faltantes. Además, permite realizar un seguimiento de los costos operativos asociados con el transporte, como combustible, mantenimiento de vehículos y gastos generales, lo que ayuda a identificar oportunidades de reducción de costos.

Integración con otros sistemas

El software de gestión se puede integrar con otros sistemas empresariales, como sistemas de gestión de almacenes (WMS) o sistemas de gestión de pedidos (OMS). Esto permite una gestión unificada de la cadena de suministro, mejorando la coordinación y la eficiencia en todas las etapas del proceso logístico.